RBUP logo

Ikke «bare sekretær»

Publisert:

Connie Næsborg er med som ressursperson for utdanningen for kontorfaglige hos RBUP

RBUP tilbyr to kontorfaglige utdanninger. Det ene programmet er for de som jobber på barnevernskontor, i familievern, PP-tjenester og helsestasjoner. Det andre er for ansatte som jobber i BUP (Psykisk helsevern for barn og unge). Disse utdanningene er unike i at det ikke finnes noe lignende for denne gruppen, og den tar imot studenter fra hele landet. Utdanningen legger vekt på å bygge bred kompetanse, øke faglig bevissthet og styrke kontorfaglig ansatte som nøkkelpersonell med hensyn til kvalitet i tjenestene.

Ansiktet utad

Med kontorfaglig ansatte mener man sekretærer, konsulenter, kontorledere og andre som jobber i lignende stillinger i tjenester for barn, unge og deres familier. Disse har sentrale funksjoner i tjenestene, med stor betydning for barn og unge. Dette er et arbeid som krever stadig høyere kompetanse.

Connie Næsborg er seniorkonsulent og jobber på familiekontoret Asker og Bærum. På hennes arbeidsplass tar de imot klienter til parterapi, mekling og foreldresamarbeid, og de samarbeider med helsestasjoner og kommuner i Asker og Bærum.

- Jeg ønsket meg mer kompetanse om kontorfaget. I tillegg var det viktig for meg å lære om hvilken betydning de kontorfaglige har for organisasjonen jeg jobber i, forteller Næsborg.

Hun har gjennomført to år av utdanningen, og er på RBUP som ressursperson for studentene som gjennomgår programmet nå.

- En motivasjon til å ta utdanningen var også at jeg rett og slett ønsket å øke ordforrådet mitt og lære mer om taushetsplikt og etikkspørsmål. Videre ønsket jeg å høre om andre som har lignende oppgaver, både i Familievernet og andre organisasjoner, og bli kjent med kollegaer i samme type jobb, sier Næsborg.

Trygghet i oppgavene

- Det viktigste jeg sitter igjen med etter endt utdanning er trygghet i oppgavene jeg utfører. Jeg har utviklet evnen til å sortere viktige oppgaver fra mindre viktige, fått kunnskap om opplæring av kollegaer og har mer stolthet over den oppgaven vi kontorfaglige utfører, sier hun.

Næsborg beskriver hvordan den faglige tryggheten hjelper i møte med klienter på telefon og når hun skal ta opp saker med leder.

- Jeg har bedre bakgrunnskunnskap om hvordan kommunene fungerer og et bedre grunnlag for å rettlede klienter til andre kontorer. I tillegg har jeg fått mer kunnskap om hvordan jeg skal lete etter opplysninger jeg behøver i det daglige. Et annet pluss er at jeg kjenner at jeg utrykker meg bedre og tydeligere, og det er en fordel når jeg for eksempel skal lære opp nye kolleger, forteller hun.

Viktig med velvillige ledere

Det å ta en utdanning ved siden av jobben kan være en utfordring. Næsborg fikk et par dagers betalt studietid slik at hun kunne skrive oppgave.

- Jeg brukte en del fritid på å skive oppgavene, siden jeg var helt ukjent med dette. Men det fungerte godt. Kolleger var positive når jeg for eksempel behøvde å gjøre intervjuer, forteller Næsborg.

Hun kjenner at hun i større grad opplever at hun som kontorfaglig har en sentral rolle på lik linje med andre faggrupper.

- Vi har forskjellige oppgaver, men er avhengig av hverandre, sier hun.

Hos RBUP opplevde hun en god faglig oppdatering med forelesere som «brant for saken». Selv om ikke alt var like relevant for henne, mener hun det var fint å få innblikk i andres arbeidssituasjon. Hun opplevde at hun ble godt møtt av de hun var i kontakt med og at det ble vist interesse for hennes arbeidshverdag.

- Det som ga meg mest er at jeg har blitt bevisst at vi er viktige på arbeidsplassen. Vi må slutte å si at «jeg sitter bare i resepsjonen». Vi trenger å snakke positivt om oss selv. Utover det har det vært veldig verdifullt å lære om organisasjoner, etikk og taushetsplikt. Jeg har lært å ta til meg ny kunnnskap og hva det gir av kunnskap å skrive oppgaver, sier hun.

Unik og praksisnær utdanning

Elisabeth Bjarkø er studieleder for begge programmene. Hun forteller at studentene sitter igjen med et kursbevis som inneholder arbeidskrav, timer og det faglige de har gått gjennom.

- Vi ønsker å gjøre utdanningen så praksisnær som mulig. Dette lar seg gjøre siden utdanningen ikke er generell, men retter seg mot dem som jobber i spesifikke tjenester. Det er også det som gjør at den skiller seg fra andre utdanninger for de som jobber kontorfaglig, forteller hun.

Det jobbes mye med kontorfunksjonen: Hvilken funksjon du har i din organisasjon, hvordan du kan bidra til flyt i organisasjonen og hvordan du kan være en god «portvakt» og få de som kommer inn dit de skal og til de rette personene.

- De kontorfaglige er et kommunikasjonsknutepunkt, og hjelper til med å få en riktig kontroll nedenfra, for å si det slik. De utgjør en form for kvalitetskontroll, sier Bjarkø.

Hun beskriver hvor viktig kommunikasjon er både når de møter utfordringer knyttet til brukere og kolleger imellom. Programmet legger vekt på at de som er i kontorfunksjoner lærer seg nye systemer, siden disse utvikles og de må henge med.

- Vi snakker også mye om hvordan man selv må utvikle jobben man gjør, bli kjent med sin rolle på jobben, bli kjent med tjenesten og se tjenesten i det store bildet for å forstå sammenhengene. Faglig oppdatering og videreutvikling av kompetansen er viktig, og har stor betydning for helheten på tjenestekontoret, sier hun.

Tjenesteledere må på banen

- Vi har flere tjenesteledere som har sendt ansatte hit, som mener at det har vært bra for organisasjonen å gi kontorfaglige denne kompetansehevingen. Det å holde kontakten med andre kolleger, gjerne samarbeide over kommunegrensene og skape et nettverk er en stor ressurs, sier Bjarkø.

Hun håper at flere ledere får øynene opp for utdanningen, at de oppfordrer til kompetanseheving og legger til rette for at deres kontorfaglige kan videreutvikle seg og få oppdateringer på kontorfaglig arbeid i barneverntjenesten.

- Den ansatte kan ha full jobb ved siden av. Vi planlegger og avklarer løpet i kontrakten som gjøres mellom RBUP og tjenesten. Jeg er sikker på at tjenestelederne vil kjenne at dette er en investering som gagner tjenesten på sikt, sier Bjarkø.